Zmiana księgowegobez stresu.
Jak przejść z jednego biura rachunkowego do drugiego spokojnie, bez chaosu i bez zgubionych dokumentów.
5 kroków do spokojnej zmiany biura
Powód zmiany
Uporządkuj, dlaczego chcesz zmienić księgowego.
Komplet dokumentów
Sprawdź, co należy odebrać i przygotować.
Dobry moment
Wybierz termin, który ułatwi płynne przejęcie księgowości.
Nowa umowa
Ustal zakres usług, zasady współpracy i odpowiedzialność.
Spokojne przekazanie
Dopilnuj, aby nowe biuro miało komplet dokumentów, dostępów i pełnomocnictw.
6 pytań, które warto zadać nowemu księgowemu
- Czy w razie kontroli będziesz mnie reprezentować?
- W jaki sposób mogę kontaktować się w pilnych sprawach?
- Czy pomagasz w optymalizacji podatkowej?
- Czy oferujesz konsultacje / doradztwo w cenie?
- Czy przypominasz o terminach?
- Czy dostanę raporty / podsumowania miesięczne?
Jak wygląda zmiana biura rachunkowego?
Zaczynamy od ustalenia obecnego sposobu rozliczeń, powodów zmiany i najbliższych terminów. Następnie uzgadniamy zakres umowy, datę przejęcia oraz listę dokumentów. Osobno ustalamy obsługę wcześniejszych okresów, jeśli wymagają wyjaśnień.
Co trzeba odebrać od poprzedniego biura?
Zakres zależy od ewidencji firmy: księgi lub KPiR albo ewidencję przychodów, deklaracje i potwierdzenia wysyłki, rejestry VAT, ewidencję środków trwałych oraz dokumenty źródłowe. Przy zatrudnieniu potrzebne są także dokumenty kadrowe, płacowe i ZUS. Warto ustalić format przekazania danych elektronicznych.
Co sprawdzamy po przejęciu?
Sprawdzamy przekazany zestaw, ciągłość okresów, dostępne salda i rozrachunki, ostatnie deklaracje oraz korespondencję z urzędami. Wskazujemy braki i uzgadniamy dalsze działania. Przejęcie bieżącej obsługi nie jest automatycznie audytem wszystkich wcześniejszych rozliczeń.
Kiedy najlepiej zmienić księgowego?
Termin wybieramy z uwzględnieniem wypowiedzenia dotychczasowej umowy, dostępności dokumentów i najbliższych obowiązków. Koniec okresu rozliczeniowego może ułatwić podział pracy, ale nie jest jedynym możliwym momentem.
Czy można zmienić biuro w trakcie roku?
Tak, termin przejęcia można ustalić także w trakcie roku. Ważne jest wskazanie ostatniego okresu obsługiwanego przez poprzednie biuro i pierwszego okresu MERITUM, a także tego, kto wykona pozostałe rozliczenia roczne i ewentualne korekty.
Jak wygląda przejęcie dokumentów?
Przygotowujemy listę do przekazania i uzgadniamy kanał wymiany plików. Klient zleca wydanie dokumentów poprzedniemu biuru. Przy odbiorze odnotowujemy zawartość oraz braki; osobno ustalamy dostępy i pełnomocnictwa. Nie trzeba przyjeżdżać do Pucka, aby rozpocząć uzgodnienia.
Co robimy my, a co klient?
MERITUM ustala listę potrzebnych materiałów, sprawdza otrzymany zestaw i organizuje start bieżącej obsługi. Klient rozwiązuje dotychczasową umowę zgodnie z jej zasadami, zleca wydanie dokumentów, wyjaśnia niejasne operacje i zapewnia uzgodnione upoważnienia. Bezpośredni kontakt z poprzednim biurem ustalamy z klientem.
Ustal zakres przyszłej obsługi
Pytania przed zmianą biura
Czy muszę samodzielnie rozmawiać z poprzednim biurem?
Zlecenie wydania dokumentów i rozwiązanie dotychczasowej umowy pozostają po Twojej stronie. Możemy uzgodnić bezpośredni kontakt roboczy z biurem po określeniu zakresu upoważnienia.
Co zrobić, jeśli poprzednie biuro nie przekazało wszystkiego?
Przekaż nam otrzymany spis i dostępne pliki. Wskażemy brakujące elementy potrzebne do rozpoczęcia pracy, a następnie ustalimy, jak je uzyskać i jaki termin przejęcia jest realny.
Kto odpowiada za deklarację za miesiąc zmiany?
Przed rozpoczęciem ustalamy granicę okresów i przypisujemy konkretne deklaracje. Ten podział zapisujemy, aby żadna czynność nie została pominięta lub wykonana podwójnie.
Czy nowe biuro poprawia wcześniejsze błędy w cenie?
Przejęcie księgowości nie oznacza nieograniczonej korekty przeszłych rozliczeń. Po rozpoznaniu sprawy uzgadniamy zakres, dokumenty i ewentualną dodatkową wycenę.
Czy przy zmianie muszę przenieść oryginały osobiście?
Sposób przekazania ustalamy według rodzaju dokumentacji. Możemy zacząć od wymiany plików online, a dla oryginałów uzgodnić oddzielny odbiór lub doręczenie.
Jak poprosić o wycenę przejęcia?
Napisz, jaką ewidencję prowadzisz, ile masz dokumentów i pracowników oraz od kiedy chcesz rozpocząć współpracę. Nie musisz od razu wybierać terminu spotkania.
Ustalmy plan przejęcia księgowości.
Zadzwoń lub napisz do nas — przeprowadzimy Cię przez zmianę krok po kroku.