KSeF od 2027 roku — co naprawdę się zmienia?

Jak wygląda harmonogram obowiązkowego KSeF?

1. Koniec wyjątku dla najmniejszych przedsiębiorców

Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnik objęty obowiązkiem KSeF może korzystać z ułatwienia z art. 145m ustawy o VAT, jeśli miesięczna wartość sprzedaży wraz z VAT dokumentowanej fakturami, do których odnosi się ten przepis, nie przekracza 10 000 zł. Nie jest to limit całego przychodu ani całej sprzedaży firmy.

Od 1 stycznia 2027 r. to ułatwienie znika.

Koniec ułatwienia nie oznacza objęcia KSeF każdej faktury. Nadal trzeba uwzględniać wyłączenia, np. faktury dla konsumentów oraz wskazane w ustawie przypadki podatników zagranicznych i procedur szczególnych.

Co, jeśli limit 10 000 zł zostanie przekroczony jeszcze w 2026 r.?

To ważne.

Jeżeli przedsiębiorca przekroczy limit w trakcie miesiąca, obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje już od faktury, która spowodowała przekroczenie limitu.

Po przekroczeniu limitu podatnik nie wraca do zwolnienia w kolejnych miesiącach, nawet jeżeli sprzedaż ponownie spadnie poniżej 10 000 zł.

Faktury z kas i paragony-faktury do końca 2026 r.

Z końcem 2026 r. wygasa także przejściowe ułatwienie dotyczące faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznawanych za faktury na zasadach art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Firmy korzystające z tego rozwiązania powinny osobno sprawdzić sposób fakturowania od 2027 r.

2. Administracyjne kary KSeF — obecne przepisy i zapowiedziana zmiana

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami administracyjne kary za naruszenia obowiązków KSeF określone w art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Obejmują one niewystawienie wymaganej faktury w KSeF, wystawienie faktury niezgodnie ze wzorem we wskazanych w ustawie trybach awaryjnych lub offline oraz niedotrzymanie terminu przesłania takiej faktury do systemu. Naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę w drodze decyzji.

Zapowiedziane odroczenie dotyczy kar, a nie obowiązku stosowania KSeF. Nie zmienia terminu 1 stycznia 2027 r. dla podatników korzystających z przejściowego ułatwienia z art. 145m ustawy o VAT.

Wysokość sankcji może wynieść:

• do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze,
• a w przypadku faktury bez wykazanego podatku — do 18,7% kwoty należności ogółem.

Przepisy wyznaczają maksymalną wysokość kary. Jej wymiar oraz ewentualne odstąpienie od nałożenia wymagają oceny ustawowych przesłanek; nie jest to automatyczne obciążenie maksymalną kwotą.

3. Numer KSeF przy płatnościach

Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF będzie miał znaczenie nie tylko przy fakturowaniu i księgowaniu, ale również przy określonych płatnościach.

Od 1 stycznia 2027 r. art. 108g ustawy o VAT obejmuje płatności czynnego podatnika VAT na rzecz innego czynnego podatnika VAT za faktury ustrukturyzowane oraz faktury wystawione w trybie offline24 lub niedostępności KSeF. Dotyczy przelewu lub innego instrumentu umożliwiającego podanie tytułu transferu. W płatności podaje się numer identyfikujący fakturę w KSeF albo identyfikator zbiorczy nadany przez system.

Przepis obejmuje także podatnika płacącego za nabywcę; przy poleceniu zapłaty obowiązek dotyczy wystawcy faktury. Ustawa przewiduje wyjątek dla wskazanych faktur offline niewprowadzonych do KSeF w związku z komunikatem o awarii. Nie jest to obowiązek dotyczący każdego przelewu firmy.

4. Numer KSeF i mechanizm podzielonej płatności

Od 1 stycznia 2027 r. przy płatności w mechanizmie podzielonej płatności za fakturę posiadającą numer KSeF podaje się ten numer w odpowiednim polu komunikatu przelewu. Dla przewidzianych ustawą płatności obejmujących kilka faktur stosuje się identyfikator zbiorczy. Nie oznacza to rozszerzenia obowiązkowego MPP na wszystkie płatności.

To oznacza, że wdrożenie KSeF powinno być powiązane nie tylko z programem fakturującym i księgowością, ale również z procesem wykonywania płatności.

5. Odbieranie faktur nie zaczyna się dopiero w 2027 roku

Obowiązek otrzymywania faktur przy użyciu KSeF funkcjonuje już od 1 lutego 2026 r., z uwzględnieniem przypadków wyłączonych z systemu.

Dlatego również najmniejsza firma, która do końca 2026 r. korzysta z odroczenia własnego obowiązku wystawiania faktur, nie powinna ignorować KSeF.

Co firma powinna przygotować przed 2027 rokiem?

• zweryfikować osoby posiadające uprawnienia w KSeF
• ustalić, kto wystawia faktury
• ustalić, kto odbiera i weryfikuje faktury zakupowe
• przygotować procedury na niedostępność systemu
• wdrożyć prawidłowe działanie w trybach offline
• ustalić obieg numeru KSeF od faktury do płatności
• przygotować bankowość lub system płatniczy do nowych wymagań
• ustalić sposób weryfikacji nieoczekiwanych faktur
• przeszkolić osoby odpowiedzialne za fakturowanie i płatności

Zobacz instrukcję przekazania uprawnień KSeF przed ustaleniem obiegu dokumentów z biurem.