e-Doręczenia dla przedsiębiorców — kto musi je mieć i co zmienia się w 2026 roku?

Czym właściwie są e-Doręczenia?

e-Doręczenia są cyfrowym odpowiednikiem przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru.

System pozwala potwierdzić m.in. nadawcę, adresata, moment wysłania i określone zdarzenia związane z doręczeniem korespondencji.

W praktyce adres do doręczeń elektronicznych, czyli ADE, staje się dla firmy ważnym oficjalnym adresem kontaktu z administracją.

Po aktywacji adresu przedsiębiorca może korzystać ze skrzynki e-Doręczeń do wysyłania i odbierania korespondencji urzędowej.

Kto musi mieć adres do e-Doręczeń?

Termin zależy przede wszystkim od tego, kiedy przedsiębiorca został wpisany do CEIDG albo KRS.

Ważny wyjątek dla starszych działalności z CEIDG

Podmiot wpisany do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., który nie ma ADE wpisanego do BAE i od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. składa wniosek o zmianę wpisu, musi wykonać obowiązki wskazane w art. 152 ust. 2: przekazać dane do utworzenia publicznego ADE, przekazać kwalifikowany ADE z danymi do wpisu albo wystąpić do ministra o utworzenie publicznego adresu. Nie należy więc czekać na ogólny termin dla pozostałych starszych działalności.

Dlatego nie należy oceniać obowiązku wyłącznie na podstawie daty założenia działalności.

Kto zarządza skrzynką?

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zarządzać skrzynką samodzielnie albo wyznaczyć administratora.

W przypadku podmiotów wpisanych do KRS wyznaczenie administratora skrzynki jest obowiązkowe.

Samo założenie skrzynki nie wystarcza jednak z organizacyjnego punktu widzenia.

Firma powinna wiedzieć:

• kto posiada dostęp,
• kto sprawdza skrzynkę,
• jak często jest sprawdzana,
• kto zastępuje tę osobę podczas urlopu lub choroby,
• komu przekazywana jest korespondencja podatkowa, prawna lub administracyjna.

Co się dzieje, jeśli nie odbierzesz korespondencji?

Nieodczytanie wiadomości nie zawsze zatrzymuje skutki doręczenia. Przy korespondencji od podmiotu publicznego do niepublicznego ustawa przewiduje uznanie jej za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie dnia wpłynięcia na ADE, jeśli nie została wcześniej odebrana. Przy ocenie konkretnego terminu należy sprawdzić dowód otrzymania i przepisy właściwe dla sprawy.

Co zmieniło się 1 stycznia 2026 roku?

31 grudnia 2025 r. zakończył się okres przejściowy.

Od 1 stycznia 2026 r. należy stosować zasady właściwe dla e-Doręczeń, rodzaju sprawy i podmiotu publicznego. Nie oznacza to, że każda wiadomość do urzędu wymaga tego kanału ani że wszystkie urzędy i sądy weszły do systemu w tej samej dacie.

Nie oznacza to jednak, że ePUAP całkowicie zniknął.

W niektórych procedurach przepisy szczególne nadal mogą przewidywać inny kanał komunikacji.

Dlatego przedsiębiorca nie powinien kierować się zasadą:

„skoro wysłałem pismo elektronicznie, to na pewno zostało skutecznie wniesione”.

Trzeba sprawdzić, jaki sposób złożenia dokumentu jest prawidłowy w konkretnej sprawie.

Co przedsiębiorca powinien zrobić przed 1 października 2026 roku?

Jeśli korzystasz z publicznego dostawcy, aktywacja adresu powoduje jego wpis do BAE. Dla adresu u kwalifikowanego dostawcy niepublicznego należy złożyć wniosek o wpis. Sprawdź końcowy status adresu, a nie tylko potwierdzenie złożenia wniosku.

• sprawdzić, czy firma posiada już ADE
• sprawdzić, czy adres został aktywowany
• sprawdzić, czy firmowy ADE został wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych
• ustalić, kto ma dostęp do skrzynki
• wyznaczyć osobę odpowiedzialną za jej regularne sprawdzanie
• ustalić zastępstwo na czas nieobecności
• wdrożyć sposób przekazywania ważnych pism do księgowości lub doradcy
• nie zostawiać aktywacji na ostatnie dni września

Skorzystaj z checklisty e-Doręczeń dla przedsiębiorcy, aby uporządkować dostęp i obsługę skrzynki.

Co wiadomo o dalszych zmianach przepisów?

Obowiązujące prawo

Opisane wyżej obowiązki dotyczące ADE, wpisu do BAE i odbioru korespondencji wynikają z przepisów obowiązujących na 17 września 2026 r. Samo procedowanie projektu UD236 nie zmienia obowiązków ani terminów wynikających z obecnie obowiązujących przepisów.

Uchwalone zmiany od 14 października 2026 r.

Od 14 października 2026 r. należy uwzględnić także zmiany dotyczące CEIDG wynikające z ustawy z 13 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 507. Na dzień stanu prawnego tego artykułu, 17 września 2026 r., są to zmiany przyszłe.

Projektowane zmiany UD236

UD236 to projekt ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz niektórych innych ustaw. W wykazie prac legislacyjnych KPRM aktualna karta projektu ma wersję 6.0 opublikowaną 17 sierpnia 2026 r. Wskazany w niej planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to IV kwartał 2026 r. Jest to plan prac nad projektem, a nie termin wejścia w życie przepisów. Na 17 września 2026 r. projektowane zmiany UD236 nie są obowiązującym prawem.