Instrukcja: co zrobić z błędną fakturą w KSeF
Zauważony błąd w fakturze KSeF warto najpierw dokładnie opisać. Instrukcja MERITUM prowadzi od rozpoznania pomyłki do powiązania dokumentu korygującego z fakturą pierwotną.
Do czego służy ten dokument?
Materiał pomaga uporządkować działania po wykryciu błędu w fakturze ustrukturyzowanej. Rozróżnia pomyłki w danych kontrahenta, pozycjach, wartościach, datach i podstawie wystawienia. To punkt wyjścia do ustalenia sposobu naprawy, ponieważ samo określenie „błędna faktura” nie opisuje jeszcze problemu.
Instrukcja przyda się wystawcy oraz osobie kontaktującej się z księgowością. Wyjaśnia, dlaczego dokument historyczny i korekta powinny pozostać powiązane. Nie jest narzędziem do anulowania faktur ani instrukcją konkretnego programu. Opisuje kolejność pracy z informacjami potrzebnymi do przygotowania właściwego dokumentu.
Przy opisywaniu problemu przydatne jest rozdzielenie tego, co widnieje na fakturze, od tego, co powinno wynikać z transakcji. Zestawienie obu wersji pomaga wskazać zakres korekty. Zachowaj również informację, kiedy wykryto błąd i kto wyjaśnia go z kontrahentem, aby kilka osób nie przygotowywało równolegle różnych rozwiązań tej samej sprawy.
Co znajdziesz w środku?
PDF porządkuje temat w następujących obszarach. Poniższy przegląd opisuje zawartość materiału; szczegółowe punkty i uwagi znajdziesz w pliku do pobrania.
- Rozpoznanie pomyłki: kontrahent, pozycje, wartości, daty albo brak właściwej podstawy gospodarczej wystawienia.
- Wyjaśnienie, dlaczego faktura przyjęta przez KSeF pozostaje dokumentem historycznym i nie jest nadpisywana.
- Powiązanie korekty z fakturą pierwotną, opis przyczyny oraz wprowadzenie prawidłowych danych.
- Wysłanie dokumentu korygującego i zachowanie wyniku, z odrębną uwagą dotyczącą przypadków wyjątkowych.
Jak korzystać?
Pracuj na dokumentach dotyczących swojej sytuacji. Zaznacz punkty wyjaśnione i te, do których potrzebujesz dodatkowych danych. Nie musisz rozstrzygać wątpliwości przed rozmową z biurem.
- Pobierz PDF i przejrzyj zakres wraz z datą wersji. Ustal, które punkty dotyczą Twojej firmy lub opisywanego zdarzenia.
- Przygotuj dowody i informacje wskazane przy odpowiednich pozycjach. Oddziel dane potwierdzone od założeń oraz pytań wymagających wyjaśnienia.
- Omów otwarte kwestie z księgowością lub doradcą, korzystając z listy jako planu rozmowy. Zachowaj ustalenia razem z dokumentacją sprawy.
Do wyjaśnienia sprawy przygotuj fakturę pierwotną, jej numer KSeF i informację o oczekiwanych prawidłowych danych. Zapisz, czy problem dotyczy rzeczywistej transakcji, czy także samej podstawy jej udokumentowania. Ustal przyczynę korekty i zakres wartości wymagających zmiany. Po zakończeniu sprawdź rezultat wysyłki oraz zachowaj powiązanie dokumentów w firmowym obiegu. Pomaga to później odtworzyć, co zostało poprawione i z jakiego powodu.
Na co uważać?
Anulowanie nie jest uniwersalnym sposobem naprawy faktury przyjętej przez KSeF. Nietypowe przypadki, zwłaszcza dotyczące niewłaściwego odbiorcy lub braku transakcji, wymagają indywidualnego ustalenia postępowania.
Stan prawny: — data wskazana w materiale źródłowym. Opis dotyczy tej wersji PDF.
Źródła i aktualność
Weryfikacja źródeł: .
- KSeF 2.0: uprawnienia, faktury i korekty — MF: pytania i odpowiedzi KSeF 2.0
Sprawdzono wskazane źródła i kluczowe kwoty lub terminy. Nie stanowi to zatwierdzenia zastosowania dokumentu w indywidualnej sprawie.